Medicoop Liguria, società cooperativa costituita da medici di famiglia e pediatri di libera scelta vuole offrire ai propri soci tutti gli strumenti che consentano di svolgere a tutto campo la propria attività professionale, senza distoglierli dall’attenzione e dalla disponibilità che devono garantire alle persone assistite.

Su questo impegno si fondano le nostre attività, quali l’accesso a strumentazioni mediche all’avanguardia, la fornitura di pacchetti di servizi “ Global Service” per la gestione degli studi medici, l’attività di formazione rivolta ai soci e al personale di studio, la divulgazione di informazioni in merito alle ultime novità riguardanti la medicina di famiglia.

Il nostro obbiettivo è offrire ai nostri soci e alle persone da loro assistite tutto quanto necessario per consentire al medico di esercitare una professione libera e autonoma, occupandoci di tutto quello che gli potrebbe impedire di dedicarsi alla prevenzione e alla cura dei propri pazienti.

2. PREMESSA

Il D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 14 marzo 2023 n. 63), d’ora in poi, per brevità, anche solamente “Decreto”, integra il provvedimento con cui l’Italia ha recepito in via definitiva la Direttiva UE n. 1937/2019 (c.d. “Direttiva Whistleblowing“).

Il Decreto ha abrogato e modificato la normativa previgente, disciplinando in un unico provvedimento, valido in Italia sia per il per il settore pubblico che per il settore privato, il regime di protezione dei soggetti che segnalano condotte illecite, le quali integrino violazione di disposizioni europee e nazionali.

Come noto l’ambito di applicazione della disciplina si differenzia in base a:

(i) oggetto della violazione;

(ii) natura del soggetto, sia esso un ente pubblico o privato, cui appartiene il segnalante;

(iii) dimensioni dell’ente privato e concreta applicabilità allo stesso della disciplina dettata dal Decreto Legislativo n. 231/2001.

In particolare, per quanto concerne l’applicabilità della normativa e la data di decorrenza dei nuovi adempimenti:

a) le società che hanno occupato, mediamente, negli ultimi dodici mesi, oltre 249 dipendenti, debbono adeguarsi entro il 15 luglio 2023;

b) le società che hanno occupato, in media, nell’ultimo anno, almeno 50 lavoratori dipendenti, debbono adeguarsi a partire dal 17 dicembre 2023;

c) i destinatari che, pur rimanendo sotto la soglia delle 50 unità, hanno come genere di attività i servizi ed i prodotti finanziari, la prevenzione del riciclaggio e le misure atte a bloccare il finanziamento del terrorismo, la sicurezza dei trasporti e la tutela dell’ambiente, nonché i soggetti giuridici che adottano i modelli organizzativi ex D.L.vo n. 231/2001, debbono adottare le misure di adeguamento entro il prossimo 17 dicembre.

Per quanto concerne Medicoop Liguria scarl il termine ultimo di adozione della procedura whistleblowing e di conformarsi agli obblighi di legge è individuato per legge al 17 dicembre 2023.

Il Decreto in parola, oltre ad attribuire specifiche competenze all’Autorità Nazione Anticorruzione (“ANAC”) e a disciplinare con maggiore dettaglio alcuni aspetti già previsti dalla normativa previgente, ha introdotto rilevanti novità in relazione ai canali di segnalazione ed un ampliamento delle tutele sancite in favore del soggetto segnalante. Le nuove norme hanno l’obiettivo di garantire la protezione – sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni – dei soggetti che si espongono con segnalazioni, denunce o, con il nuovo istituto della divulgazione pubblica, contribuiscono all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli per la società di appartenenza e, di riflesso, per l’interesse pubblico collettivo.

3. FINALITA’

Medicoop Liguria scarl ha provveduto ad adottare una whistleblowing policy ed un sistema di segnalazione preventivo da utilizzare per informare il soggetto destinatario di eventuali violazioni.

La presente procedura (di seguito anche “Procedura”) integra una disciplina integrativa e di dettaglio delle procedure della Cooperativa al fine di dare compiutamente atto delle peculiarità derivanti dal contesto nazionale di riferimento: essa è giustificata dalla necessità di conformarsi ai contenuti del Decreto, regolamenta, secondo un approccio end-to-end, le modalità di comunicazione e di gestione delle Segnalazioni e le tutele approntate in favore della Persona Segnalante e ha lo scopo di fornire chiare indicazioni operative circa oggetto, contenuto, destinatari e modalità di trasmissione delle segnalazioni aventi ad oggetto le “violazioni”, come di seguito definite, nonché circa le misure di protezione previste dalla normativa in materia.

La Cooperativa è fortemente impegnata a prevenire il verificarsi di illeciti nello svolgimento delle proprie attività, adottando le necessarie misure organizzative e disciplinari per contrastarne ogni possibile insorgenza. Per questo motivo ritengono fondamentale che i dipendenti e le terze parti segnalino presunte condotte illecite e comportamenti difformi dai principi di integrità etica, dei quali siano venuti a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo ricoperto.

La Procedura è pertanto volta a rimuovere i fattori che possono ostacolare o disincentivare il ricorso all’istituto del whisteblowing, quali i dubbi e le incertezze circa la procedura da seguire e i timori di ritorsioni o discriminazioni, nonché i timori che la segnalazione stessa non sia trattata con la dovuta riservatezza. Il whistleblowing, oltre ad essere uno strumento di compliance, rappresenta altresì un elemento cruciale nella strategia ESG di Gruppo.

L’adozione di un efficace sistema di segnalazioni e la diffusione di una cultura aziendale in cui i soggetti possono effettuare segnalazioni senza il timore di ritorsioni, consente, infatti, un’efficace condivisione delle politiche ambientali, sociali e di governance all’interno del Gruppo e della Società, prevenendo l’insorgenza di illeciti e di condotte contrarie agli obiettivi perseguiti e quindi mitigando i rischi che potrebbero derivarne.

Gli obiettivi della presente Procedura sono, in definitiva:

− identificare i soggetti che possono effettuare segnalazioni;

− definire il perimetro delle violazioni che possono essere oggetto di segnalazione;

− identificare la modalità con cui effettuare le segnalazioni;

− definire il processo di gestione della segnalazione nelle sue varie fasi, identificando ruoli, responsabilità, e modalità operative;

− illustrare le misure di protezione previste per il segnalante;

− informare in merito alle sanzioni amministrative pecuniare applicate dall’ANAC alla Società e ai soggetti in caso di violazione di quanto stabilito dalla normativa;

− informare in merito alle sanzioni disciplinari applicabili.

4. RESPONSABILITA’

La responsabilità per il controllo, per l’approvazione e per l’aggiornamento del presente documento spetta all’Organo Gestorio della Società. Eventuali modifiche non sostanziali possono essere approvate dalle competenti funzioni delegate. La responsabilità per l’esecuzione è di tutti i soggetti che svolgono le attività indicate dalla presente Procedura.

5. DEFINIZIONI E ACRONIMI

Segnalazione (o Segnalare): la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni

Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna adottato dalla Società in conformità al Decreto

Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna previsto dal Decreto

Divulgazione pubblica (o Divulgare pubblicamente): rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero levato di persone

Whistleblowing: può intendersi, genericamente, come l’azione di segnalare/denunciare/divulgare informazioni sulle violazioni previste dal D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24

Informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse in Medicoop Liguria scarl, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni

Persona Segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo

Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti con Medicoop Liguria scarl, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile

Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata

Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente

Ritorsione: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto

Seguito: l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate

Riscontro: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione

ANAC: Autorità nazionale Anticorruzione.

6. PRINCIPALI NORME DI SISTEMA E RIFERIMENTI NORMATIVI

Fonti esterne:

· Direttiva UE n. 2019/1937

· D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24

· D. Lgs. 231/01

· L. 190/12

· Regolamento (UE) n. 2016/679 e normativa nazionale correlata (D. Lgs. 196/03 e ss.mm.ii.)

· Linee Guida ANAC in materia e Pareri del Garante Privacy

· Linee Guida Anac approvate con delibera 311/2023

Documenti interni: Policy di Gruppo Whistleblowing, Codice Etico, Sistema disciplinare, altra documentazione di sistema.

7. AMBITO SOGGETTIVO DI APPLICAZIONE

Le disposizioni di cui alla presente procedura si applicano ai dipendenti della Società ed ai soggetti legittimati ad effettuare segnalazioni in forza della normativa di riferimento, che segnalano, denunciano all’autorità giudiziaria o contabile o divulgano pubblicamente informazioni sulle violazioni di cui sono venute a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

L’articolo 3 del Decreto individua, pertanto, quali soggetti legittimati ad effettuare la segnalazione degli illeciti (tutti coloro che forniscono prestazioni a favore della Società a qualsiasi titolo, a prescindere dalla natura di tali attività, anche in assenza di corrispettivo.

La platea dei soggetti disegnata dai commi 3 e 4 dell’art. 3 del Decreto è la più ampia possibile attribuendo, pertanto, legittimazione ai seguenti soggetti:

➢ lavoratori subordinati;

➢ lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la società;

➢ collaboratori, liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività presso la società;

➢ volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;

➢ fornitori e Cliente della Società;

➢ azionisti e soggetti con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

Il Decreto precisa, altresì, che sono soggetti legittimati coloro per i quali si configurano le seguenti situazioni;

a) il rapporto giuridico è in corso;

b) durante il periodo di prova;

c) il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

d) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite prima dello scioglimento del rapporto stesso (pensionati).

8. AMBITO OGGETTIVO DI APPLICAZIONE E DEFINIZIONE DI VIOLAZIONI

L’oggetto della segnalazione deve riguardare le violazioni che rientrano nell’ambito di applicazione di cui all’art. 2 del D.Lgs. 24/23. La normativa definisce “Violazioni” tutti quei comportamenti, atti od omissioni che siano idonei a ledere l’interesse pubblico o l’integrità della Società, di cui i whistleblowers siano venuti a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo riferito alle Società del Gruppo nel perimetro della presente Procedura, e che consistono in:

1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

2. condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/2001 o violazioni dei Modelli Organizzativi;

3. illeciti richiamati e indicati nel D.Lgs. 24/2023, a titolo esemplificativo e non esaustivo riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;

4. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;

5. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società oi meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;

6. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati.

Si richiede che la segnalazione sia il più possibile circostanziata:

– indicando le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;

– indicando la descrizione del fatto;

– indicando le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati;

– allegando documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

8.1 Esclusioni dal campo di applicazione oggettivo

Non rientrano nell’ambito oggettivo di applicazione di cui all’art. 2 del D.Lgs. 24/23 le seguenti fattispecie:

• questioni di carattere personale del segnalante, rivendicazioni o istanze attinenti alla disciplina del rapporto di lavoro o rapporti con il superiore gerarchico o con i colleghi;

• segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali, riguardanti: servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente;

• segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

Le segnalazioni non rientranti nell’ambito oggettivo di applicazione della normativa non saranno prese in considerazione.

Non sono ricomprese tra le informazioni sulle violazioni segnalabili o denunciabili le notizie palesemente prive di fondamento, le informazioni che sono già totalmente di dominio pubblico, nonché di informazioni acquisite solo sola base di indiscrezioni o vociferazioni scarsamente attendibili (cd. voci di corridoio).

9. CANALI DI SEGNALAZIONE

Le segnalazioni devono essere trasmesse attraverso i canali appositamente predisposti:

• Canale di segnalazione Interno;

• Canale di segnalazione Esterno (Anac);

• Divulgazione Pubblica.

La scelta del canale di segnalazione non è rimessa alla discrezione del whistleblower in quanto in via prioritaria è imposto l’utilizzo del canale interno e, solo al ricorrere di una delle condizioni di seguito descritte ai §§ 7.2 e 7.3, è possibile effettuare una segnalazione esterna e/o la divulgazione pubblica.

9.1 Canale di Segnalazione Interno

In Medicoop Liguria scarl è operativo il canale di segnalazione interna tramite piattaforma informatica whistleblowing.it, che garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia e protetti da password, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Al momento dell’invio della segnalazione, il segnalante riceve un ID e una password personali tramite visualizzazione sullo schermo, con garanzia di anonimato per tutta la durata della sessione. Con le credenziali ricevuto il segnalante può nel prosieguo effettuare il login all’area riservata e nel prosieguo effettuare il login all’area riservata e seguire gli sviluppi del caso.

L’applicativo consente di effettuare le segnalazioni secondo le seguenti modalità:

• in forma scritta tramite link inviato via mail a tutto il personale

In via residuale, è comunque prevista la presentazione di segnalazioni attraverso canali diversi dalla modalità informatica di cui sopra, che devono garantire la riservatezza come sopra meglio prescritto ed essere protocollate in apposito registro riservato dalla Funzione Ricevente. Tale modalità di segnalazione in via residuale è rappresentata dalla segnalazione in forma orale, attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole con la Funzione Ricevente.

Il Segnalante potrà altresì inserire nell’applicativo la richiesta di un incontro diretto, che sarà fissato entro un ragionevole termine dalla data di ricezione della richiesta, secondo le modalità che saranno comunicate dal gestore della segnalazione attraverso l’applicativo stesso.

La procedura permette, tramite accesso a link differenziati pubblicati sul sito web di Gruppo, di effettuare la segnalazione a:

1. (link inviato via mail a tutto il personale), con destinatario il Comitato Whistleblowing di Gruppo (il “Comitato”); Il Comitato deve ritenersi il destinatario preferenziale ove la Segnalazione abbia ad oggetto gli illeciti rientranti tra quelli indicati ai punti 3, 4, 5 e 6;

2. direttamente a Medicoop Liguria scarl, in persona del soggetto incaricato (il “Gestore Segnalazione”). La segnalazione al Gestore Segnalazione è opzione suggerita, ove essa abbia ad oggetto condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs 231/2001 e afferenti l’unità produttiva di Medicoop Liguria scarl, illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non coinvolgano la Direzione.

In forza di quanto precisato dall’Autorità con le Linee Guida di cui alla delibera 311 del 12.7.2023 (pubblicata in GU in data 25 luglio 2023 al n°172) non è prevista la possibilità di effettuare segnalazioni a mezzo canale e-mail.

Il Comitato e il Gestore Segnalazione sono definiti, altresì, al fine di identificare indifferentemente il soggetto che cura l’istruttoria e definisce la procedura, quale “Funzione Ricevente”.

La Funzione Ricevente effettua un’analisi preliminare della segnalazione ricevuta per accertarsi che il Segnalante rientri tra i soggetti qualificati e che l’oggetto della segnalazione rientri tra quelli previsti dalla Direttiva 2019/1937 (soggetto ed oggetto declinati altresì sub art. 3 del D.lgs. 24/2023 e art. 2 del D.lgs. 24/2023).

Laddove la segnalazione abbia quale destinatario il Comitato quest’ultimo appura che la stessa sia di sua competenza: ove ritenga che la Segnalazione sia di competenza della Funzione Ricevente provvede al tempestivo inoltro alla stessa.

Accertate le condizioni sopra esposte, la Funzione Ricevente avvia un’indagine interna al fine di ricostruire i fatti segnalati. La Funzione Ricevente potrà avvalersi anche di consulenti esterni o di una o più Direzioni/Funzioni aziendali a seconda dell’oggetto della segnalazione, secondo i criteri e modalità meglio ritenuti, adottando la massima riservatezza nella gestione dell’identità del segnalante e delle informazioni.

I Consulenti esterni o le Direzioni/Funzioni Aziendali saranno posti al corrente dei contenuti della segnalazione nel rispetto del principio di “minimizzazione” del dato condiviso e senza comunicazione di dati che rendano identificabile il Segnalatore.

Nell’ipotesi in cui il Gestore Segnalazione si dovesse trovare in posizione di conflitto di interessi o di impossibilità ad operare, sarà il Presidente del CdA, ad individuare il soggetto che, in possesso dei requisiti di legge e di competenza, dovrà procedere alla gestione ed analisi della segnalazione e, se del caso, richiedere che la Segnalazione venga in ogni caso gestita dal Comitato. Si precisa che nei casi suesposti, il soggetto che si dovesse venire a trovare in conflitto di interessi o di impossibilità ad operare dovrà astenersi e comunicare tempestivamente il proprio impedimento per consentire l’attivazione delle regole sopra esposte.

La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso dalla Funzione Ricevente è trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento a detta funzione, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Per quanto sopra, è fatto obbligo a tutte le Funzioni aziendali competenti di garantire, nell’ambito della propria sfera di competenza, la piena funzionalità dei sistemi di segnalazione previsti dalla presente procedura, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

9.1.1 Gestione della Segnalazione Interna

La Funzione Ricevente:

a) rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;

b) mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e può richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;

c) dà diligente seguito alle segnalazioni ricevute;

d) fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione;

e) mette a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.

La Funzione Ricevente potrà sempre utilizzare il contenuto delle segnalazioni per identificare le aree critiche aziendali e suggerire la predisposizione di eventuali misure necessarie per rafforzare il sistema di prevenzione della corruzione nell’ambito in cui è emerso il fatto segnalato.

Il Gestore Segnalazione, in applicazione dell’art. 1, co. 14, della legge 190/12, rende conto in propria relazione annuale del numero di segnalazioni ricevute, del loro stato di avanzamento e/o del loro esito, garantendo comunque la riservatezza dell’identità del segnalante.

9.2 Canale di Segnalazione Esterna

Il D.Lgs ha introdotto un ulteriore canale di segnalazione con destinatario ANAC, deputata ad attivare detto canale di segnalazione esterna che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La segnalazione esterna è consentita allorché dovesse ricorrere una delle seguenti condizioni:

a) il canale di segnalazione interna (che in oggi risulta presente, attivato e conforme alle disposizioni dall’articolo 4 del Decreto) è stato rimosso o comunque è stato reso non attivo o, anche se attivato, risulta non conforme a quanto previsto dall’articolo 4 del Decreto;

b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi del menzionato articolo 4 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

9.3 Divulgazione Pubblica

Un’ulteriore modalità di segnalazione residuale è disciplinata dall’art. 15 del D.Lgs. 24/23.

Divulgare pubblicamente vuol dire: «rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone».

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna, alle condizioni e con le modalità previste da questa procedura e non è stato dato riscontro nei termini previsti dalla stessa in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

c) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

10. MISURE DI PROTEZIONE E DI SOSTEGNO

10.1 Identificazione delle misure

Il Decreto 24/2013 appronta una serie di misure a tutela del soggetto segnalante, di seguito enucleate.

– Tutela della riservatezza: l’identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni. Il divieto di rivelare l’identità del whistleblower è da riferirsi non solo al nominativo del segnalante ma anche a tutti gli elementi della segnalazione, dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante.

E’ tutelata anche l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

In particolare si prescrive e si garantisce che:

a) le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse;

b) l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4, del regolamento (UE) 2016/679 e dell’articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;

c) nell’ambito del procedimento penale, l’identità della persona segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 del codice di procedura penale;

d) nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria;

e) nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità;

f) è dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui al precedente punto e), secondo periodo, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni di cui al precedente punto b) è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta;

g) ANAC, nonché le autorità amministrative cui l’ANAC trasmette le segnalazioni esterne di loro competenza, tutelano l’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante;

h) la segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli articoli 22 e seguenti della legge 7 agosto 1990, n. 241, nonché dagli articoli 5 e seguenti del decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33;

i) ferma la previsione dei precedenti punti, nelle procedure di segnalazione interna ed esterna di cui al presente capo, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Divieto e protezione dalle ritorsioni: il Legislatore ha accolto una nozione ampia di ritorsione, per essa si intende: «qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto». Di seguito sono indicate talune fattispecie che, per espresso disposto di legge, costituiscono ritorsioni:

o il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;

o la retrocessione di grado o la mancata promozione;

o il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;

o la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;

o le note di merito negative o le referenze negative;

o l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;

o la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;

o la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;

o la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;

o il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;

o i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;

o l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore nell’industria in futuro;

o la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;

o l’annullamento di una licenza o di un permesso;

o la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

– Inversione dell’onere della prova. Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati ai sensi del presente articolo nei confronti dei segnalanti, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere.

– Limitazione di Responsabilità: Non è punibile chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:

o coperte dall’obbligo di segreto;

o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali o

o che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata.

La scriminante penale opera quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata nelle modalità richieste.

Quando ricorrono le ipotesi di cui sopra, è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.

Salvo che il fatto costituisca reato, è esclusa la responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.

– Misure di Sostegno: «è istituto presso l’ANAC l’elenco degli enti del Terzo settore che forniscono alle persone segnalanti misure di sostegno. L’elenco, pubblicato dall’ANAC sul proprio sito, contiene gli enti del Terzo settore che esercitano, secondo le previsioni dei rispettivi statuti, le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettere v) e w), del decreto legislativo 3 luglio 2017, n. 117, e che hanno stipulato convenzioni con ANAC».

Le misure di sostegno consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato

La tutela delle persone segnalanti si applica a tutti i soggetti legittimati ad effettuare la segnalazione, come sopra individuati al §7.

10.2 Ambito di applicazione soggettivo delle tutele

Le misure di protezione previste dal Decreto, si applicano anche:

• ai Facilitatori;

• alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

• ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

• agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

10.3 Tutela in ipotesi di divulgazione pubblica

La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal presente decreto se, al momento della divulgazione pubblica, ricorre una delle seguenti condizioni:

b) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

10.4 Condizioni per la protezione della persona segnalante

Le misure di protezione, per tutte le fattispecie, si applicano quando ricorrono le seguenti condizioni:

a) al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e rientrassero nell’ambito oggettivo di cui alla presente procedura;

b) la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dalla presente procedura.

Tali disposizioni si applicano anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, nonché nei casi di segnalazione presentata alle istituzioni, agli organi e agli organismi competenti dell’Unione europea.

I motivi che hanno indotto la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione (fermo restando quanto escluso dal campo di applicazione del Decreto e di questa procedura).

Salvo quanto previsto da questa procedura nella parte relativa alle “limitazioni della responsabilità”, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele previste da questa procedura non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare.

11. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Le Società del Gruppo e Medicoop Liguria scarl, in qualità di Titolari del trattamento, sono responsabili di osservare i principi cardine dettati dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito anche “GDPR”) e dal D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018, al fine di assicurare che tutte le operazioni di trattamento di dati personali (raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, ecc.), svolte nell’ambito della propria attività, avvengano nel rispetto della normativa vigente.

La Società ha definito il proprio modello di ricevimento e gestione delle segnalazioni interne, individuando misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati, sulla base di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati, e disciplinando il rapporto con eventuali fornitori esterni che trattano dati personali per loro conto ai sensi dell’articolo 28 del regolamento (UE) 2016/679 e della restante normativa in materia.

Nell’ambito di applicazione della normativa privacy rientrano anche le attività inerenti la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico ovvero l’integrità dell’ente privato.

Al fine di poter conferire piena osservanza a quanto disciplinato dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, le attività di ricezione e gestione delle segnalazioni dovranno essere improntate ad un utilizzo di dati personali limitato a quanto strettamente necessario al fine di poter dare seguito a quanto oggetto di comunicazione. Inoltre, i dati personali non manifestamente utili al trattamento di una specifica segnalazione non devono essere oggetto di raccolta ovvero, ove raccolti, devono essere prontamente cancellati.

Con riferimento alla presente procedura ed alle modalità di segnalazione Medicoop Liguria scarl ha provveduto ad eseguire apposita DPIA in ossequio all’obbligo previsto dall’art. 13, comma 6, del D.lgs. 24/2023, al fine di individuare misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato agli specifici rischi derivanti dai trattamenti effettuati. Il Titolare del trattamento, considerati la natura, l’oggetto, il contesto e le finalità del trattamento relativo alle procedure del whistleblowing, e in forza delle risultanze dei soggetti intervenuti nella sua redazione, ritiene che siano state messe in atto garanzie e misure tecnico-organizzative adeguate che presentano un rischio basso per i diritti e le libertà degli interessati.

11.1 Identificazione degli Incaricati del trattamento e Responsabili esterni

Il Titolare è tenuto a designare per iscritto le persone fisiche autorizzate ad accedere alle informazioni di natura personale contenute in una specifica segnalazione, anche al fine di darvi seguito. L’individuazione del personale autorizzato da parte del Titolare del trattamento deve uniformarsi al principio di minimizzazione del trattamento: deve trattarsi di un numero delimitato di soggetti strettamente competenti in relazione a tali attività. Tali soggetti devono essere formalmente incaricati con specifica lettera di istruzioni che deve essere fatta pervenire al singolo dipendente.

Nello svolgimento delle attività di trattamento di dati personali, il Titolare può inoltre individuare specifici soggetti esterni cui affidare specifici compiti. In tal caso, il Titolare del trattamento deve:

• ricorrere unicamente a soggetti che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti normativamente previsti e garantisca la tutela dei diritti dell’interessato;

• disciplinare tale rapporto tramite apposito atto giuridico, che identifichi tale soggetto quale “Responsabile Esterno del trattamento”.

È pertanto necessario che il Titolare nomini il fornitore/terza parte quale responsabile esterno del trattamento Medicoop Liguria scarl ha determinato in modo trasparente, le rispettive responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi in materia di protezione dei dati personali, ai sensi dell’articolo 26 del regolamento (UE) 2016/679 e della restante normativa in materia.

11.2 Informativa ed esercizio dei diritti

In applicazione del principio di trasparenza, le informazioni e le comunicazioni relative al trattamento di dati personali devono essere facilmente accessibili e comprensibili, utilizzando un linguaggio semplice e chiaro. A tal fine i Titolari del trattamento devono fornire idonea informativa ai sensi degli artt. 13-14 GDPR alle persone segnalanti e alle persone coinvolte, assicurando, inoltre, nei limiti di cui all’art. 2-undecies lett. f) del D.Lgs. 196/2003, l’esercizio dei diritti di cui agli artt. 15- 22 GDPR.

11.3 Valutazione livelli di rischio e misure di sicurezza

I dati personali trattati nell’ambito della gestione di segnalazioni devono essere protetti con misure di sicurezza tecniche ed organizzative adeguate secondo il livello di rischio connesso, valutato sulla base di una apposita valutazione d’impatto sulla protezione dei dati. In tale ottica, pertanto, i Titolari del trattamento, attenendosi a quanto previsto dall’art. 32 GDPR, mettono in atto misure tecniche ed organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento dei dati personali. A tal riguardo, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico e tecnologico, alla natura dei dati personali trattati e alle caratteristiche delle operazioni di trattamento, dovranno essere tenuti in conto in special modo i rischi che derivano dalla distruzione, dalla perdita, dalla modifica, dalla divulgazione non autorizzata o dall’accesso non autorizzato, anche accidentale, ai dati personali.

11.4 Conservazione della documentazione inerente le segnalazioni

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza sopra meglio descritti al punto 10) e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e della restante normativa in materia.

In caso di segnalazione attraverso una linea telefonica registrata o un sistema di messaggistica vocale registrato, la segnalazione, previo consenso della persona segnalante, dovrà essere documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante potrà verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.

Qualora per la segnalazione si dovesse utilizzare una linea telefonica non registrata o un altro sistema di messaggistica vocale non registrato la segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura della Funzione. La persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.

Quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con la Funzione Ricevente, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

12. LIMITAZIONI DELLA RESPONSABILITA’

E’ esclusa ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa in ipotesi l’Ente o la persona protetta dalla presente procedura che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto (diverso da quello regolato dalle disposizioni nazionali o dell’Unione europea in materia di: informazioni classificate; segreto professionale forense e medico; segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali) o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata alle condizioni previste dalla presente procedura.

13. Provvedimenti Sanzionatori

Le sanzioni amministrative pecuniarie applicate dall’ANAC.

Come previsto dall’art. 21 del D.Lgs. 24/2023, fermi restando gli altri profili di responsabilità (civile, penale, amministrativa e disciplinare), l’ANAC può applicare al responsabile (Società o persona fisica) le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12 del D.Lgs. 24/2023;

• da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5 del D.Lgs. 24/2023, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;

• da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3, D.Lgs. 24/2023, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.

Provvedimenti disciplinari.

Saranno eventualmente applicati nei confronti del soggetto responsabile dell’illecito segnalato gli opportuni provvedimenti disciplinari/sanzionatori – previsti dal CCNL di settore e – ove vigente – dal Codice disciplinare della società. Le sanzioni disciplinari saranno altresì applicate al soggetto segnalante nei casi di perdita della tutela dalle ritorsioni, richiamati dalla Procedura al §10.4.

14. DIFFUSIONE, SENSIBILIZZAZIONE E FORMAZIONE DEL PERSONALE

E’ fatto obbligo a tutte le Funzioni aziendali preposte di pianificare iniziative di sensibilizzazione e formazione del personale per divulgare le finalità dell’istituto del whistleblowing e la procedura per il suo utilizzo (quali ad esempio comunicazione specifiche, eventi di formazione, newsletter e portale intranet). La presente procedura è pubblicata sul sito web [www.medicoopliguria.it].

15. NOTA DI RINVIO

Le prescrizioni di legge e le altre raccomandazioni/provvedimenti d’Autorità, che rilevano direttamente e/o indirettamente ai fini della presente procedura, costituiscono, nella loro interezza, parte integrante ed essenziale di quest’ultima.

A tali prescrizioni, pertanto, occorrerà sempre fare riferimento per l’individuazione complessiva dei comportamenti e degli adempimenti prescritti, così come anche per l’interpretazione e/o l’applicazione e/o l’integrazione di eventuali disposizioni della presente procedura apparentemente contrastanti con tali prescrizioni/provvedimenti.

Si invitano i destinatari della presente procedura a segnalare ai soggetti che l’hanno verificata ed approvata eventuali sue criticità/incongruenze/opportunità di suo miglioramento.

16. RESPONSABILITA’ DI FORMALIZZAZIONE

Redazione: [Brasesco Pier Claudio] ha redatto la presente procedura con il supporto di [Ragaglia Franco].

Approvazione-Emissione: il Presidente del Consiglio di Amministrazione e il CDA hanno approvato la presente procedura, conferendo mandato alle Funzioni aziendali competenti affinché provvedano alla sua pubblicazione sul sito Internet aziendale ai fini della sua emissione

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